¿Contratando rápido? Cómo DP Logistics redujo el tiempo de contratación en un 66%

De 1 mes a 10 días de tiempo de contratación

Contratar rápido, sin conformarse con menos

Cuando Evan Darby asumió su rol como socio de Amazon DSP (proveedor de servicios de entrega) en 2019, rápidamente se dio cuenta de que la estrategia de contratación tradicional de estar persiguiendo a los candidatos por teléfono lo llevaría al agotamiento.

Evan necesitaba una herramienta de RR. HH. eficiente para incorporar una flota de conductores, y necesitaba una que se ajustara a sus necesidades específicas, y rápido.  

“Lo peor era que Amazon me estaba capacitando para aprender su forma de hacer las cosas. Tenía tres semanas de capacitación y tenía que contratar durante este proceso. Así que éramos yo y otras tres personas, haciendo llamadas telefónicas. Dije, esto no va a funcionar. Necesito una mejor manera. Necesito comunicarme con la gente por mensaje de texto, por correo electrónico. Necesito otras formas de hablar con la gente, y gran parte de lo que haces en un proceso de entrevista es repetitivo.”

Para Evan y el ingenioso equipo de contratación de cuatro personas de la pequeña empresa DP Logistics, el proceso de reclutamiento era mucho que manejar.

“Me di cuenta muy rápido, una vez que hice unos cálculos rápidos, que con la cantidad de entrevistas telefónicas y la cantidad de conductores que necesitaba solo para cumplir con el requisito mínimo de Amazon (que es de 20 rutas), iba a estar al teléfono el resto de mi vida. Dije, necesito hacer algo mejor.”

Evan sabía que la mayor parte de la repetición en la contratación de empleados podía automatizarse, pero desconfiaba de los sistemas "talla única". Necesitaba una herramienta diseñada para su proceso de adquisición de talento, una herramienta con las personalizaciones adecuadas para adaptarse a su falta de recursos.

“Sé que alguien ya hizo esto. ¿Qué puedo encontrar que funcione para mis necesidades específicas? Porque ese es el mayor desafío: hay muchas herramientas disponibles. Pero muchas veces, es un molde, un "talla única". Tienes que conformarte con la herramienta de otra persona.”

Evan necesitaba una herramienta que redujera el agotamiento en el reclutamiento, para poder enfocarse en su objetivo como dueño de negocio —el crecimiento empresarial— sin terminar con una mala contratación o sacrificar la integridad de su estrategia de reclutamiento. 

Un sistema de RR. HH. personalizable que cumple 

Cuando Evan empezó a usar Breezy, quedó inmediatamente impresionado con la facilidad de personalización — ahora él y sus gerentes de contratación podían configurar sus embudos de candidatos y usar acciones de etapa automatizadas para hacer avanzar a los solicitantes de una etapa de contratación a la siguiente de una manera que tuviera sentido para él.

“Breezy simplemente tenía mucha personalización, lo que me permitió configurar todo desde cero. A medida que comencé a construir un embudo durante mi primera tanda de contrataciones, noté inmediatamente el cambio y la diferencia en mi capacidad para conseguir candidatos adicionales. Y no solo conseguirlos, sino también hacer un seguimiento de dónde se encuentran.”

Con Breezy, Evan también pudo reducir los correos electrónicos de ida y vuelta. Él y el equipo de DP Logistics configuraron correos electrónicos y mensajes de texto automáticos para comunicarse instantáneamente con los candidatos interesados en su puesto de conductor — un puesto que está abierto todo el año.    

“Breezy está configurado como un tablero Kanban. Tienes esos tableros y mueves a los candidatos a cada lado de la etapa. Siempre puedo ver en un instante exactamente cuántas personas tengo en qué etapa y en qué etapa del proceso se encuentran.”

Lo creas o no, DP Logistics y otro socio de DSP comparten uno — sí, uno — reclutador que maneja todas las contrataciones de conductores. Así es la cantidad de tiempo que Breezy libera. 

“La primera vez que veo la cara de alguien o hablo con alguien es en la entrevista grupal, cuando les doy una visión general completa sobre Amazon y lo que está sucediendo. Una vez que llegamos a ese punto, es donde la mayor parte de nuestra automatización se detiene y gran parte del trabajo pesado tiene lugar.”

Para el pequeño equipo de contratación de Evan, la gestión del tiempo es esencial. Automatizar tareas repetitivas, como la publicación de ofertas de empleo o la eliminación de candidatos con preguntas de precalificación, es necesario para realizar entrevistas de mejor calidad con una mejor experiencia para más conductores… sin perder tiempo.

“Y había tantas de esas pequeñas piezas en el proceso de incorporación y entrevista que Breezy me permite personalizar, para que ya no esté haciendo tareas que son tan obvias y repetitivas. Tengo una computadora haciendo eso, y yo me concentro en las cosas que requieren más capacidad intelectual.”

Tiempo de contratación reducido de 1 mes a 10 días

Según Evan, los informes y análisis lo ayudaron a “incorporar más rápido y mantenerse a la vanguardia”. Lo que antes tardaba un mes en cerrar un candidato desde el primer contacto hasta el último, ahora solo toma 10 días. 

“Puedes tener la mejor herramienta del mundo, pero si no tienes buenos informes, ahí es donde realmente empiezas a quedarte atrás. Breezy no se queda corto en cuanto a informes y acceso a datos, así que he podido usar esos datos y realmente ajustar mis procesos.”

Después de dos años de negocio, el equipo de Evan está formado por unas 110 personas — con otras 40 planeadas para el tercer año. Están creciendo con la ayuda de Breezy, lo que ayuda a su equipo a evitar el agotamiento (un beneficio para todos).

“Ahora puedo predecir con precisión cuántas personas tendré en tres, cuatro, cinco semanas… Luego puedo planificar adecuadamente y darle a Amazon cifras precisas de lo que haré en cuanto a personal, y cuánto más volumen puedo asumir y cuándo. Así que simplemente ha crecido en los últimos dos años.”

En cuanto a lo que depara el futuro para DP Logistics, Evan espera seguir incorporando más candidatos excelentes al embudo, mientras aprovecha las capacidades de integración de API de Breezy.   

“Sería imposible hacer lo que estoy haciendo ahora mismo sin Breezy. Probablemente tendría que tener al menos dos personas más, y eso sería solo lo mínimo.”