Liderazgo, cultura, convicciones: cuando contratas para una organización sin fines de lucro o basada en voluntarios, tienes que ir mucho más allá del currículum.
Es un desafío que Brie Davis conoce muy bien. La Jefa de Gabinete de la organización de rápido crecimiento Transformation Church en Tulsa, Oklahoma, dice: «Probablemente el 80% de cómo contratamos se basa en cómo se desempeña la persona en la entrevista y el 20% es oración y discernimiento. Lleva tiempo».
Para profesionales de talento basados en la fe como Brie, simplemente no puedes permitirte contratar a la persona equivocada.
Pero con el número de personal casi cuadruplicándose en solo un año, quisimos saber exactamente cómo Brie logró llenar su equipo, sin atajos.
Aquí está su proceso paso a paso para contratar de forma intencional, cuidadosa —incluso espiritualmente—para atraer líderes que encajen perfectamente en cada nivel de la organización.
Tabla de contenido
- Contratar para una iglesia: Etapas estratégicas, revisión de redes sociales... y un poco de oración
- Primero, haz una preselección a conciencia
- Etapa 1: Filtra por los requisitos indispensables
- Etapa 2: La entrevista a fondo
- Etapa 3: Conoce al cónyuge
- Sí, tú puedes sistematizar un proceso de contratación basado en valores
Contratación para una iglesia: etapas estratégicas, revisión de redes sociales... y una pequeña oración
Brie desempeña un papel absolutamente fundamental en Transformation Church.
No solo ayuda a dirigir el equipo ejecutivo, sino que también se asegura de que la cultura de la iglesia sea el corazón de todo lo que hacen. Es un trabajo importante, especialmente cuando se está creciendo. “Hemos tenido un crecimiento increíble en nuestra iglesia en el último año y medio y estamos en una seria racha de contrataciones en este momento. Es un gran problema tener”, dice Brie.
Para finales de año, Brie está llevando a su equipo de aproximadamente 30 miembros del personal hasta casi 50. Sabía que su antiguo proceso de contratación no iba a ser suficiente.
Un crecimiento de siguiente nivel requiere una contratación de siguiente nivel
"Cuando empezamos hace un año con un proceso de contratación real, lo teníamos esquematizado como ‘semana 1’, ‘semana 2’ y así sucesivamente. Pero nos dimos cuenta de que la contratación lleva más de un par de semanas, especialmente si quieres contratar a la persona adecuada. Y cada puesto tiene un cronograma diferente", recuerda Brie.
En lugar de apresurarse para cumplir con un cronograma arbitrario, Brie decidió cambiar el proceso y reemplazar las ‘Semanas’ por ‘Etapas’. De esta manera, ella y su equipo de contratación tendrían más tiempo para considerar sus opciones y no sentirse tan presionados.
Ahora, cuando un gerente de contratación en Transformation Church envía un formulario de 'Solicitud de nueva contratación' (junto con una descripción de puesto ideal adjunta), este va a Brie y a su equipo de liderazgo para su aprobación.
Fiel a su papel como Jefa de Gabinete (y de cultura), Brie examina la solicitud para asegurarse de que el puesto cumpla con tres criterios fundamentales: cultura, estructura organizacional, rango salarial.
A partir de ahí, se pasa a su proceso de contratación de tres etapas.
Primero, haz una preselección en serio
Una vez que la solicitud recibe luz verde, todo se pone en marcha. Brie y su equipo publican el puesto en línea, tanto en su propia Página de Carreras personalizada y en los clásicos portales de empleo de alto tráfico como Indeed.com.
(Si eres usuario de Breezy como Brie, puedes publicar instantáneamente en todos los principales portales de empleo automáticamente, sin necesidad de copiar y pegar.)
Conforme llegan los candidatos, Brie y su equipo los filtran en una de dos columnas sencillas: 'Considerados' y 'No considerados'.
"Al principio, usamos cuestionarios automatizados para asegurarnos de que los solicitantes puedan trabajar en EE. UU. y encargarnos de todos esos asuntos iniciales diversos", explica Brie.
Revisa las redes sociales para obtener perspectivas #sinfiltros sobre tus candidatos
Una vez que reciben un buen número de candidatos, cierran la vacante y se dirigen directamente a las redes sociales. "Revisamos los perfiles de redes sociales de las personas antes de hacer las entrevistas telefónicas y eso es simplemente porque somos una iglesia. Queremos que tu estilo de vida sea evidente en línea en relación con lo que creemos", dice Brie.
Luego de eso, Brie y su equipo realizan una rápida entrevista telefónica de preselección para todos los solicitantes que aún se encuentran firmemente en el grupo de 'Considerados'. (Los solicitantes 'No considerados' reciben un correo electrónico automático agradeciéndoles su solicitud).
La preselección telefónica la realiza el propio gerente de contratación, o alguien que hayan designado para preseleccionar a los solicitantes en su nombre.
"Esta es una parte del proceso que no tiene ninguna acción asignada porque a veces, al hacer una entrevista telefónica, te das cuenta de que esta persona no es la más adecuada, o quizás es alguien a quien quieres considerar en una etapa posterior, o lo que sea el caso", explica Brie.
En lugar de automatizar demasiado el proceso y arriesgarse a tener que volver con los candidatos en una etapa posterior, Brie y su equipo pueden hacer una pausa y ser intencionales sobre cómo tratan a cada candidato que fue considerado.
Después de la entrevista telefónica, los candidatos que pasan a la Etapa 1 reciben dos formularios clave:
- Declaración de Fe de la Iglesia Transformation
- Código de Honor interno de la Iglesia
Desde los pastores permanentes de la iglesia hasta sus voluntarios temporales, cada nueva contratación debe firmar el Código de Honor.
"Independientemente de si tienen personas a su cargo o no, cada miembro del personal es considerado un líder aquí en nuestra iglesia", dice Brie.
Para avanzar en el proceso de contratación, un solicitante solo tiene que enviar un correo electrónico o aceptar verbalmente el Código de Honor. "Solo queremos que sepan que, 'Oye, somos una iglesia. Esto es lo que pedimos. Si no quieres hacerlo, está totalmente bien, pero necesitamos ser claros en que estos son el tipo de estándares que tenemos'", explica Brie.
Resumen de la preselección:
- Crea un correo electrónico automático de 'agradecimiento' para todos los solicitantes no calificados
- Utiliza un cuestionario automatizado para verificar los requisitos técnicos indispensables como la autorización de trabajo, etc.
- Pide a tu gerente de contratación (o a la persona designada) que realice una rápida preselección telefónica
- Pide a los candidatos calificados que lean y reconozcan tus valores fundamentales
Etapa 1: Filtrar por los requisitos indispensables
A continuación, pasamos a la Etapa 1.
El objetivo de esta primera etapa es filtrar los aspectos no negociables: las habilidades fundamentales y los rasgos de carácter necesarios para destacar en un puesto específico.
Para Brie y el equipo de Transformation Church, esto se reduce a tres factores clave:
- Química
- Competencia
- Carácter
"Es genial si hay química y es genial si tienes carácter, pero si no puedes hacer el trabajo, eventualmente no estaremos contentos, y tú tampoco lo estarás", explica Brie.
Para la entrevista de competencia, la participación del gerente de contratación es absolutamente obligatoria. La mayoría de las veces, el equipo de contratación es lo suficientemente grande como para tener a dos personas en cada entrevista, incluyendo al gerente de contratación y a un miembro del equipo o un miembro del equipo ejecutivo.
Después de la reunión de equipo, envían una evaluación de personalidad del Eneagrama a cada uno de los candidatos que han decidido pasar a la Etapa 2.
"El embudo de candidatos y la programación de correos electrónicos nos han ayudado a organizarnos. Ahora podemos mover fácilmente a los candidatos de una etapa a la siguiente. Sabemos que no se nos escapa nadie y nos ponemos en contacto con la gente cuando es necesario", dice Brie.
Utiliza una evaluación de personalidad para maximizar el ROI de tu reclutamiento
Al esperar hasta después de la primera entrevista para enviar la evaluación de personalidad a los candidatos, Brie y el equipo de contratación están reduciendo la carga de costos de tener que filtrar a todos los solicitantes de antemano.
También es una excelente manera de mantener a sus mejores candidatos comprometidos en cada etapa del proceso.
"Utilizamos la evaluación específicamente para la autoconciencia, lo cual es un factor enorme para ser un buen líder. Nos gusta ver si los candidatos pueden hablar de cosas como situaciones negativas en sus vidas, o cómo manejan la decepción. Obviamente, aprendes mucho más sobre alguien una vez que trabajas con ellos, pero es genial hablar de este tipo de cosas en la entrevista", dice Brie.
Para Brie, la evaluación no tiene nada que ver con descartar personas. "El objetivo es que los conozcamos mejor y aprendamos a comunicarnos con ellos según su tipo de personalidad. También nos ayuda a prepararnos para la etapa dos cuando entremos en las preguntas más profundas", explica.
No existe una personalidad "correcta" o "incorrecta", pero la falta de autoconciencia es definitivamente una señal de alerta.
"Hemos visto una y otra vez en el liderazgo que si no eres consciente de cómo es un mal día para ti, no podremos ayudar. Es difícil incluso conversar con alguien que no quiere ser autoconsciente", dice Brie.
Brie y su equipo envían los resultados del Eneagrama a cada candidato de la Etapa 2, pidiéndoles que lean esos resultados antes de su próxima entrevista.
Han notado que cada vez que realizan la evaluación del Eneagrama, siempre ocurre una de dos cosas:
- Confirma un elemento de la personalidad del candidato que no sabían cómo verbalizar antes de realizar la prueba
- Arroja luz sobre algo que antes no sabían o no entendían sobre sí mismos
Incluso si no deciden avanzar, el candidato obtiene algo del proceso.
Resumen de la Etapa 1:
- Entrevista para habilidades básicas y rasgos de carácter (ya sea en persona o por videollamada)
- Siempre asegúrate de que el gerente de contratación entreviste por competencias
- Pide a los candidatos que avancen a través de una evaluación de personalidad
Etapa 2: La entrevista a fondo
Una vez que un candidato ha superado la Etapa 1 (y el equipo de contratación cuenta con información personalizada sobre cada uno), Brie y su equipo realizan entrevistas grupales.
El objetivo de la Etapa 2 es descubrir información sobre cuatro factores clave: cultura, comportamientos clave, liderazgo y autoconocimiento.
La entrevista de la Etapa 2 incluye al menos a tres miembros del equipo de contratación. El gerente de contratación puede invitar a todos los entrevistadores de la Etapa 1 (que pueden ser hasta seis personas, dos por cada una de las entrevistas de la Etapa 1), o solo a tres de ellos. Pero tres es el mínimo.
Las partes obligatorias para esta etapa son:
- El gerente de contratación
- Un miembro del equipo ejecutivo
- Brie
Hasta esta parte del proceso, el papel de Brie ha sido completamente sin intervención directa.
"Me tomó un segundo darme cuenta de que no tengo que estar en todas estas entrevistas", ríe Brie. "Confiamos en nuestro liderazgo, confiamos en que nuestros gerentes de contratación saben el tipo de persona que buscan para un puesto. Yo entro para ayudar a hacer las preguntas específicas sobre la cultura."
Part 1: Culture questions
Let's face it, not everyone can maintain a leadership mindset when the pressure is high.
"We're a very fast-paced organization. For instance, yesterday we decided we're going to consolidate two services this Sunday. We have five days to tell everybody we're changing the service time," laughs Brie.
The goal with the culture questions is to shine a light on the little unspoken things that are crucial in determining a new hire's success.
Here are a couple examples of culture questions:
- How are you with multitasking?
- How do you cope with having several different projects at one time?
Most of the culture questions were formulated based on Brie's direct experience working with the church's lead pastor, someone who has a big personality.
"Candid conversations, passion and motivation—these questions are designed specifically based on the way we work here and the way our pastor leads," she explains.
And she makes no apologies about it.
"Most of our staff don't have offices. They're in an open space. Somebody could come in, throw a ball and start a whole kickball game in the middle of the day. We literally have a soul train line on people's birthdays. If you're not interested in that kind of culture, you would not have a good time here."
"I want to be so honest about our culture that they're not shocked when they come here. I mean I'm Chief of Staff and if I'm not part of the party, that's a problem," she laughs. "Another thing about our culture is we consider ourselves H.O.T."
(That's humble, open and transparent for any of you who had other ideas.)
"We talk very candidly with one another, we're a high feedback culture," says Brie.
The church also has a Culture Code composed of 12 guiding principles to help reach their vision. It's a message shared with everyone, including both members of the team and the congregation.
"We want them to know that this is the culture you're stepping into when you come to Transformation Church," Brie explains.
Part 2: Behavioral questions
Once the culture questions are asked, the team uses a second list of questions designed around each of their eight Core Behaviors.
"We use this for hiring, for quarterly and annual reviews with staff...our entire year now is outlined according to our core behaviors," says Brie.
For example, one of their core behaviors is 'take it personal', meaning that every member of the team always takes ownership—they don't point the finger.
So they ask problem-solving questions like: Give us an example of a time you failed at a task and had to take responsibility for it.
"We want our staff to exemplify both the Culture Code and the Core Behaviors. They align in a lot of ways," explains Brie.
In fact, for the month of April, Brie and her team are focusing on the core behavior of 'continual improvement' by tying that into all weekly and monthly staff meetings.
Part 3: Leadership questions
Last but definitely not least is the team's #1 hiring criteria: leadership.
"If you're here on a Sunday and you have a badge on that says 'Staff', everyone is looking at you as a leader," says Brie.
But leadership is a notoriously tough trait to screen for.
Brie has a few proven questions to help:
- What kind of leadership experience have you had?
- Describe your leadership style.
- Have you ever been mentored by someone? If so, how did they impact your life?
- Have you ever mentored someone?
- Why would people want to follow you?
- Why would someone trust you? What makes you trustworthy?
- How do you keep your marriage and family healthy, even while working?
- Describe the best boss you ever had.
Each and every question is designed to get the candidate into a leadership frame of mind.
"We're trying to get to a place with our culture where we don't hire anyone who isn't a leader. We're volunteer-heavy and we want to be able to get to a point where we can pay really well for high-capacity leaders who can train and coach on what we do, instead of being staff-heavy with a bunch of people working on a bunch of little bitty pieces," explains Brie.
For her, it's not just about business strategy—it's also about spirituality.
"Everything that God's given you, we want you to use that fully in your role at the highest capacity—you know how to train and mentor, you know how to train and coach, you know how to have critical conversations. And that's from our executive team members to our building assistant, we want to make sure of that," she says.
Currently, only about a third of Brie's current workforce was hired under the principle of leadership so it's a bit of a work in progress—but one that's been made much easier now that the team has a streamlined hiring process.
"When we first spotted Breezy at the bottom of another church's website, we weren't even looking for a hiring tool. To be honest, we didn’t even know there was such a thing. We didn’t realize we needed it at the time, but now that we’re in the process of hiring a large number of people in a short amount of time—Breezy’s been a lifesaver."
4. Self-awareness questions
Now for the final part of the interview—this is where Brie takes the reins.
"Because we're a humble, open and transparent staff, I ask childhood questions. I ask about their relationship with their parents. I ask about their marriage, 'What does your husband or wife think about you coming on staff here?' We'll bring up things in their Enneagram results that talk about the dark side of their personality, 'When do they see this happen? What are the warning signs for us that you're having an unhealthy day?'"
This may sound a little over-the-top for some, but it's an approach that lets the candidate lead the discussion about what they need from an employer and the unique attributes of their personality that make them a fit for the role.
This is also the only part of the interview where the questions aren't written down.
"When the conversation starts flowing, I know what question to ask next and we just kind of roll at that point," explains Brie.
One question that usually comes up is:
"Some people argue that personality is given before we're born. Others say that our environment creates it. How did your environment create your personality?"
Based on the candidate's answer, Brie and her team might ask questions that may even help them heal some part of their past.
"We can't lead from an inauthentic place. We can't give them something that we haven't experienced so that is very important. This is not just practical work, this is spiritual work," she explains.
And her questions are designed to go deep:
- How has God guided you in this past year?
- What lessons have you learned in your life?
- What's your prayer life look like?
"If someone is reluctant to answer, they're probably not ready to work here because we are 100% honest about everything we do," says Brie. For her, it's all about authentic leadership.
Whenever something happens with a new hire or current member of staff, this part of the interview (in combo with those handy Enneagram results) provides a baseline for having a constructive conversation.
All these interviews are conducted face-to-face with the entire executive team present. At this point, they’re usually ready to make an offer. But in some circumstances, they add an extra stage.
Stage 2 recap:
- Ask cultural, behavioral, leadership and self-awareness questions
- Use the results of the candidate's personality test to guide the conversation
- Structure your questions around your core values and performance expectations
- Use broad questions and scenario-based statements to make your candidates think
Stage 3: Meet the spouse
This hiring stage is typically exclusive to candidates applying for a pastoral or executive role.
"We like to invite them and their spouse to come and meet with us before we make a final decision," explains Brie.
"By working for a church, your personal and professional life can get muddied up a bit. So we try very hard to present a safe environment for candidates to share and talk. And we’ve had good feedback about this approach—so we know candidates appreciate it, too."
This interview is always done face-to-face onsite at the church's premises.
Assuming all goes well, Brie's team runs a background check and reference check before welcoming the new member onto the team!
Stage 3 recap:
- Invite the candidate and their partner to meet in person
- If the candidate is from out of town run the Stage 2 and 3 interviews back-to-back
- Run a background and reference check before sending your offer letter
Yes, you can systematize a belief-driven hiring process
"I can't even imagine that at one point we were emailing applications to people. It seems so ridiculous now," laughs Brie.
"Breezy is a one-stop-shop for our entire interview process, which helps so much given that our interviews have so many stages—it’s not like you have one interview and you then get the job."
For forward-thinking talent leaders like Brie, hiring strategy is always a moving target. "We’re trying to create a culture where we hire slowly and fire quickly. Having a system has helped the entire team to make that transition while staying organized—everyone can see the same thing at the same time," she explains.
No matter how deep, focused or unique your approach, there's always a way to build a system that screens the right people in.
