Descripción del puesto de Asistente Administrativo

Sobre el puesto de Asistente Administrativo

Buscamos un Asistente Administrativo confiable que se encargue de una amplia gama de tareas administrativas y de oficina, como brindar apoyo a nuestros gerentes y empleados, asistir en las necesidades diarias de la oficina y gestionar las actividades administrativas generales de nuestra empresa, en particular la organización de viajes y reuniones, la preparación de informes y el mantenimiento de sistemas de archivo adecuados. Deberá garantizar el funcionamiento eficiente y fluido de nuestra oficina en el día a día.

Deberá tener excelentes habilidades de comunicación oral y escrita, y ser capaz de organizar su trabajo utilizando herramientas como MS Excel y equipo de oficina. También se requiere experiencia previa como Secretario/a o Asistente Administrativo/a Ejecutivo/a y familiaridad con nuestra industria.

Las responsabilidades del Asistente Administrativo son:

• Organizar eventos, citas y viajes
• Gestionar llamadas telefónicas y correspondencia (incluyendo correos electrónicos, memorandos, cartas, faxes y formularios)
• Asistir a reuniones y levantar actas detalladas
• Participar en la preparación de informes programados regularmente
• Organizar listas de contactos y sistemas de archivo
• Atender y apoyar a los visitantes
• Facilitar el contacto entre clientes y representantes de la empresa
• Revisar y actualizar las políticas y procedimientos de la oficina
• Supervisar los insumos de oficina e investigar nuevas ofertas y proveedores
• Preparar y presentar informes de gastos
• Colaborar con asistentes ejecutivos y administrativos senior para gestionar solicitudes y consultas de gerentes de alto nivel

Los requisitos para el puesto de Asistente Administrativo son:

• Más de 3 años de experiencia trabajando como Asistente Administrativo, Asistente Virtual (http://www.link...) u otro puesto relevante
• Experiencia significativa con sistemas y procedimientos de gestión de oficina, así como con equipo de oficina, como impresoras y máquinas de fax
• Buena experiencia práctica con MS Office, particularmente MS Excel y MS PowerPoint
• Fuertes habilidades de gestión del tiempo y resolución de problemas con la capacidad de priorizar el trabajo
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal, con gran atención al detalle
• Fuertes habilidades de organización con la capacidad de realizar múltiples tareas
• Título de preparatoria; una cualificación adicional como Asistente Administrativo o Secretario será una ventaja